İzleme
İç denetimin Üniversitemiz faaliyetlerine değer katabilmesi, denetim ve danışmanlık raporlarında yer alan önerilerin hayata geçirilmesine bağlıdır. Bu nedenle, denetim faaliyetleri sonucunda birimler (yani sizler) tarafından sunulan eylem planlarının uygulama takvimine göre gerçekleşme durumlarının takip edilmesi gerekmektedir. İşte izleme bu takibi sağlamaktadır.
Raporların ilgili birimlere gönderildiği üst yazıda, belirlenen takvim çerçevesinde rapordaki eylemlerin yerine getirilmesine ilişkin izleme sürecinin başlayacağı ve bulgunun kapatılabilmesi için denetlenen birimin söz konusu eylemlere ilişkin gerçekleşmeleri İç Denetim Başkanlığına (İDB) bildirmesi gerektiği ayrıca vurgulanır.
İzleme süreci, denetim veya danışmanlık raporunun denetlenen birimlere gönderilmesiyle başlar ve görevlendirilen iç denetçi (ya da İDB Başkanı) tarafından bulgunun kapatılmasıyla sona erer.
İDB tarafından eylem tarihi sona eren bulgulara ilişkin gerçekleşme bilgileri ve belgeler denetlenen birimden yazılı olarak talep edilir. Genellikle izleme, raporun tamamlanma tarihinden itibaren 12 ay sonra başlar. Bulgunun durumuna göre daha kısa ya da daha uzun bir süre de olabilir. Ancak her halükarda bu süre (ikinci izlemeyi de kapsayan) toplam 24 ayı geçemez.
Denetlenen birim tarafından gerçekleşmelere ilişkin gönderilen bilgi ve belgelerden, eylem planında belirtilen hususların yerine getirildiği kanaatine varılmışsa, izlemeyle görevlendirilen iç denetçi tarafından bulgu “TAMAMLANMIŞ” olarak kapatılır.
Denetlenen birim tarafından eylemlerin tamamlanamaması ve süre uzatımı talebinde bulunulması halinde, bir defaya mahsus olmak üzere süre uzatımı verilerek izleme faaliyeti bir sonraki döneme aktarılır.
Verilen ek süre, bulgunun önem düzeyi ve mahiyetine bağlı olarak belirlenir, ancak bu süre hiçbir surette 24 ayı geçemez.
İkinci izleme periyodunda da herhangi bir ilerleme kaydedilmemesi halinde, riskin üstlenildiği kabul edilerek bulgu, “RİSK ÜSTLENİLDİ” olarak kapatılır. Ancak İDB Başkanı, kurum için kabul edilemeyecek bir riskin üstlenildiğini düşünüyorsa bu durumu denetlenen birim yöneticisiyle müzakere eder. Müzakere sonucunda mutabakat sağlanamaması durumunda konu çözüme kavuşturulması amacıyla üst yöneticiye bildirilir.
İzleme sonuçları birleştirilerek dönemsel raporlama kapsamında üst yöneticiye sunulur. Bu raporlamada üst yönetici özellikle, “RİSK ÜSTLENİLDİ” olarak kapatılan bulgular konusunda bilgilendirilir.
